Ghid practic pentru administratorii societăților cu documente contabile lipsă, bilanțuri nedepuse sau evidențe financiare incomplete.

Ai un SRL care nu mai desfășoară activitate de câțiva ani. Nu mai ai clienți, nu mai emiți facturi, iar firma nu mai produce venituri. Între timp, ai întrerupt colaborarea cu contabilul, nu ai mai depus toate declarațiile sau nu mai știi exact ce datorii figurează în evidențele societății.

Acum vrei să închizi firma.

Poți să o radiezi de la Registrul Comerțului dacă nu ai contabilitatea ținută la zi?

Răspunsul este că lipsa unei contabilități actualizate nu exclude, prin ea însăși, posibilitatea închiderii societății. Totuși, evidențele incomplete pot crea obstacole importante, deoarece înainte de alegerea procedurii trebuie clarificate situația patrimoniului, obligațiile fiscale, datoriile și eventualele creanțe ale firmei.

În anumite situații poate fi analizată dizolvarea și lichidarea voluntară. În altele, atunci când societatea nu mai poate achita datoriile exigibile și sunt îndeplinite condițiile legale, trebuie analizată procedura insolvenței.

Un lucru este esențial: închiderea firmei nu reprezintă o modalitate de a evita obligațiile contabile sau de a face să dispară datoriile existente.

1. Ce înseamnă că o firmă nu are contabilitatea la zi?

Expresia „nu am contabilitatea ținută la zi” poate descrie situații foarte diferite.

De exemplu:

• societatea nu a mai înregistrat facturile emise sau primite;

• lipsesc documente justificative;

• nu au fost întocmite sau depuse situațiile financiare anuale;

• există declarații fiscale nedepuse;

• evidențele contabile nu reflectă corect soldurile;

• nu au fost înregistrate toate plățile și încasările;

• nu au fost efectuate inventarierile necesare;

• fostul contabil nu a predat documentele;

• firma nu mai are activitate, dar evidențele contabile nu au fost închise corespunzător.

Aceste situații nu au neapărat aceleași consecințe.

Lipsa unui bilanț anual, pierderea documentelor justificative și imposibilitatea stabilirii patrimoniului sunt probleme distincte, care trebuie analizate și remediate în funcție de circumstanțele concrete.

2. Ce spune Legea contabilității nr. 82/1991?

Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește obligațiile privind organizarea și conducerea contabilității, înregistrarea operațiunilor economice și întocmirea situațiilor financiare.

Potrivit art. 10, răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului sau altei persoane care are obligația gestionării entității, în condițiile legii.

Conducerea efectivă a contabilității poate fi realizată prin persoanele sau prestatorii autorizați, potrivit cadrului legal aplicabil.

Aceasta înseamnă că administratorul nu se poate baza exclusiv pe argumentul că fostul contabil nu și-a îndeplinit obligațiile.

Eventualele responsabilități contractuale sau profesionale ale contabilului trebuie analizate separat.

De asemenea, art. 26 din Legea nr. 82/1991 reglementează reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse.

În situațiile prevăzute de acest articol, legea stabilește un termen de maximum 30 de zile de la constatare, respectiv 90 de zile de la încetarea cazului de forță majoră.

Prin urmare, documentele lipsă nu trebuie ignorate, ci trebuie identificate și, atunci când legea impune, reconstituite.

3. Pot să închid un SRL dacă nu am depus bilanțurile în ultimii ani?

Situația trebuie analizată în funcție de obligațiile restante și de procedura prin care se urmărește închiderea societății.

Nedepunerea situațiilor financiare anuale poate atrage sancțiuni și alte consecințe prevăzute de lege.

De asemenea, lipsa bilanțurilor poate face dificilă stabilirea situației patrimoniale reale a societății.

Înainte de inițierea procedurii de închidere, trebuie verificat:

• pentru ce exerciții financiare lipsesc situațiile financiare;

• dacă au existat operațiuni economice în perioadele respective;

• dacă declarațiile fiscale au fost depuse;

• dacă există obligații fiscale restante;

• dacă societatea mai deține bunuri sau disponibilități;

• dacă există creanțe de recuperat;

• dacă există datorii către asociați, furnizori, salariați sau alți creditori.

Nu trebuie confundată lipsa activității cu inexistența obligațiilor contabile.

O societate fără venituri poate avea în continuare obligații de raportare, în funcție de situația sa juridică și fiscală.

4. Studiu de caz: firma nu mai are activitate de trei ani, iar contabilitatea este incompletă

Să presupunem următoarea situație fictivă.

ALFA XYZ SRL a desfășurat activitate până în anul 2023.

Ulterior, societatea a pierdut principalii clienți, nu a mai încheiat contracte și a încetat activitatea economică efectivă.

Administratorul nu a mai colaborat cu un contabil, iar o parte dintre documentele societății au rămas neprelucrate.

În anul 2026, acesta dorește să închidă firma.

Situația constatată

• Firma nu mai desfășoară activitate.

• Nu mai are angajați.

• Nu au fost depuse toate situațiile financiare anuale.

• Există facturi și extrase bancare neînregistrate.

• Administratorul nu știe dacă societatea mai are datorii fiscale.

• În evidențele vechi figurează sume de recuperat de la clienți.

• Nu există o situație patrimonială actualizată.

Poate administratorul să depună direct cererea de radiere?

Nu este prudent să înceapă prin solicitarea radierii fără clarificarea acestor aspecte.

Mai întâi trebuie stabilit ce patrimoniu și ce obligații are societatea.

Este posibil ca firma să aibă încă drepturi patrimoniale, datorii, bunuri sau obligații fiscale care nu rezultă din informațiile deținute de administrator.

Ce ar trebui făcut?

Primul pas este recuperarea și analizarea documentelor contabile existente.

Apoi trebuie verificată situația fiscală și reconstituită evidența contabilă în măsura necesară pentru stabilirea corectă a patrimoniului și îndeplinirea obligațiilor legale.

Ulterior poate fi analizată procedura de închidere potrivită.

Dacă societatea își poate stinge sau regulariza pasivul în condițiile legii, poate fi analizată o procedură de dizolvare și lichidare voluntară.

Dacă societatea are datorii exigibile pe care nu le mai poate plăti, trebuie analizată existența stării de insolvență.

Concluzia studiului de caz: problema nu este doar că lipsesc bilanțurile, ci faptul că administratorul nu cunoaște situația financiară și juridică reală a firmei.

5. Care sunt pașii practici pentru închiderea unei firme cu contabilitate incompletă?

Pasul 1. Recuperează documentele existente

Trebuie identificate și centralizate documentele disponibile, inclusiv contractele, facturile, extrasele bancare, documentele de casă, evidențele salariale și declarațiile fiscale.

Dacă documentele sunt păstrate de fostul contabil, trebuie solicitată predarea lor.

Pasul 2. Verifică situația fiscală

Este necesară verificarea obligațiilor declarative și de plată în evidențele ANAF.

Pot exista diferențe între situația cunoscută de administrator și obligațiile fiscale înregistrate.

Pasul 3. Stabilește patrimoniul real

Trebuie verificat dacă societatea mai deține:

• bani în conturi sau în casierie;

• bunuri mobile sau imobile;

• stocuri;

• creanțe de încasat;

• participații;

• alte drepturi patrimoniale.

Pasul 4. Identifică toate datoriile

Trebuie analizate obligațiile către ANAF, furnizori, bănci, salariați, asociați și alți creditori.

Pasul 5. Regularizează evidențele contabile

În funcție de problemele constatate, pot fi necesare înregistrări contabile restante, corectarea unor erori, reconstituirea documentelor și întocmirea raportărilor obligatorii.

Pasul 6. Stabilește procedura juridică potrivită

După clarificarea situației, se poate analiza dacă sunt îndeplinite condițiile pentru dizolvare și lichidare voluntară sau dacă trebuie avută în vedere procedura insolvenței.

6. Pot închide firma prin dizolvare și lichidare voluntară?

În anumite situații, da.

Legea nr. 31/1990 reglementează mecanismele de dizolvare și lichidare a societăților.

Pentru societățile cărora li se aplică art. 235, dizolvarea și lichidarea simultană presupun, între altele, stingerea pasivului sau regularizarea acestuia în acord cu creditorii.

Prin urmare, nu este suficient ca asociații să decidă că nu mai doresc continuarea activității.

Trebuie clarificată și situația obligațiilor societății.

Dacă evidențele contabile sunt incomplete, stabilirea pasivului și a patrimoniului poate necesita operațiuni prealabile.

O societate nu trebuie considerată lipsită de datorii doar pentru că administratorul nu mai deține evidențe contabile actualizate.

7. Firma are datorii, iar contabilitatea nu este la zi. Pot solicita insolvența?

Lipsa unei contabilități actualizate nu exclude, prin ea însăși, posibilitatea analizării procedurii insolvenței.

Totuși, cererea debitorului trebuie să respecte condițiile prevăzute de Legea nr. 85/2014.

Art. 67 reglementează documentele care trebuie să însoțească cererea debitorului, inclusiv informații privind situația financiară, bunurile, creditorii și alte elemente relevante.

Prin urmare, lipsa documentelor contabile poate complica pregătirea cererii și desfășurarea procedurii.

Într-o asemenea situație, este necesară colaborarea dintre administrator, specialistul contabil și practicianul în insolvență pentru stabilirea documentelor disponibile, a celor care trebuie reconstituite și a obligațiilor legale aplicabile.

Insolvența nu reprezintă o modalitate de evitare a contabilității restante.

8. Ce se întâmplă dacă firma nu mai are bani pentru plata contabilului?

Lipsa lichidităților poate reprezenta o dificultate practică importantă.

Totuși, faptul că societatea nu mai dispune de bani pentru servicii contabile nu elimină obligațiile legale privind evidențele și documentele societății.

Administratorul trebuie să analizeze situația financiară și să identifice măsurile posibile.

Dacă societatea nu mai poate achita datoriile certe, lichide și exigibile, trebuie verificată existența stării de insolvență în condițiile Legii nr. 85/2014.

Este important ca această analiză să nu fie amânată exclusiv din cauza dificultăților de organizare a documentelor.

9. Ce riscuri are administratorul dacă documentele contabile lipsesc?

Consecințele depind de natura și gravitatea situației.

Sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor contabile

Legea nr. 82/1991 prevede contravenții și sancțiuni pentru anumite încălcări ale obligațiilor contabile.

Nedepunerea situațiilor financiare sau nerespectarea altor obligații poate atrage sancțiunile aplicabile.

Dificultăți în stabilirea situației patrimoniale

Fără evidențe corespunzătoare, poate fi dificil să se stabilească unde se află bunurile societății, ce datorii există și ce sume trebuie recuperate.

Probleme în procedura insolvenței

În cazul deschiderii procedurii, documentele contabile sunt importante pentru analiza patrimoniului, a operațiunilor anterioare și a cauzelor insolvenței.

Posibilitatea analizării răspunderii

Art. 169 din Legea nr. 85/2014 reglementează situații în care poate fi atrasă răspunderea persoanelor care au contribuit la starea de insolvență, în condițiile legii.

Printre faptele relevante se numără și anumite încălcări privind contabilitatea, inclusiv contabilitatea fictivă, dispariția unor documente contabile sau neținerea contabilității în conformitate cu legea.

Totuși, contabilitatea neactualizată nu înseamnă automat că administratorul răspunde personal pentru toate datoriile societății. Condițiile răspunderii trebuie analizate în fiecare caz.

10. Dacă fostul contabil nu îmi predă documentele, ce fac?

Această situație trebuie tratată distinct de simpla neînregistrare a operațiunilor.

Administratorul ar trebui să identifice documentele aflate la fostul prestator și să solicite predarea lor, preferabil în scris, astfel încât demersurile să poată fi dovedite.

Trebuie verificate contractul de prestări servicii, obligațiile de predare și eventualele neînțelegeri dintre părți.

În paralel, trebuie analizate documentele care pot fi obținute din alte surse și cele care necesită reconstituire.

Un conflict cu fostul contabil nu justifică ignorarea obligațiilor societății.

11. Pot închide firma dacă am pierdut facturile și documentele contabile?

Pierderea documentelor nu înseamnă că societatea nu va mai putea fi niciodată închisă.

Totuși, Legea nr. 82/1991 și reglementările privind documentele financiar-contabile stabilesc obligații de reconstituire în situațiile prevăzute de lege.

Trebuie analizate documentele lipsă și posibilitatea recuperării informațiilor din surse precum:

• arhivele societății;

• evidențele bancare;

• documentele furnizorilor și clienților;

• sistemele de facturare;

• documentele fiscale disponibile;

• evidențele altor parteneri contractuali.

Reconstituirea trebuie realizată potrivit regulilor legale, nu prin întocmirea unor documente fictive.

12. Pot să declar că firma nu a avut activitate dacă nu mai am contabilitatea?

Nu doar pentru că nu există documente.

Lipsa documentelor nu demonstrează inexistența activității economice.

Trebuie verificat dacă societatea a efectuat operațiuni, a încasat sau plătit sume, a deținut bunuri ori a avut alte tranzacții relevante.

Declarațiile și raportările trebuie să reflecte situația reală.

Nu trebuie confundată absența activității cu absența evidențelor privind activitatea.

13. Pot abandona firma și să aștept să fie radiată?

Aceasta nu este o soluție recomandată.

O societate care nu mai desfășoară activitate poate continua să aibă obligații fiscale, contabile și juridice.

În anumite situații, nerespectarea obligațiilor legale poate conduce la proceduri de dizolvare sau radiere inițiate potrivit legii.

Totuși, administratorul nu trebuie să considere că aceste mecanisme reprezintă o alternativă sigură la clarificarea situației societății.

Dizolvarea sau radierea nu elimină automat eventualele răspunderi personale stabilite în condițiile legii.

14. Dacă firma nu are datorii, mai trebuie să actualizez contabilitatea?

Chiar dacă administratorul consideră că societatea nu are datorii, această situație trebuie verificată.

Contabilitatea este importantă nu numai pentru evidența obligațiilor, ci și pentru stabilirea activelor, capitalurilor proprii și operațiunilor necesare lichidării.

Închiderea unei societăți presupune respectarea cerințelor legale aplicabile procedurii alese.

Prin urmare, nu trebuie pornit de la premisa că lipsa datoriilor declarate de administrator elimină orice obligație contabilă.

15. Ce documente ar trebui pregătite înainte de închiderea firmei?

Lista exactă depinde de procedura aplicabilă și de situația societății.

Pentru analiza preliminară sunt utile:

• actul constitutiv și documentele societății;

• ultimele situații financiare disponibile;

• balanțele de verificare;

• registrele contabile;

• declarațiile fiscale;

• documentele privind obligațiile către ANAF;

• contractele în derulare;

• situația furnizorilor și clienților;

• documentele privind activele;

• extrasele bancare;

• evidențele de casă;

• documentele privind personalul;

• situația împrumuturilor acordate de asociați;

• documentele privind eventualele litigii și executări silite.

Aceste documente ajută la stabilirea situației reale și la identificarea procedurii juridice adecvate.

16. Cele mai frecvente greșeli ale administratorilor

„Nu mai am contabilitate, deci nu pot închide firma.”

Nu neapărat. Problema trebuie analizată și, în măsura necesară, remediată pentru a putea urma procedura legală aplicabilă.

„Nu am mai avut activitate, deci nu trebuia să depun nimic.”

Lipsa activității nu elimină automat obligațiile contabile și declarative.

„Nu am bani pentru contabil, așa că las firma deschisă.”

Amânarea poate permite acumularea unor probleme suplimentare.

„Dacă intru în insolvență, nu mai contează contabilitatea.”

Greșit. Documentele contabile sunt importante inclusiv în procedura insolvenței.

„Fostul contabil este responsabil pentru tot.”

Răspunderile trebuie analizate potrivit legii și contractelor, dar administratorul are propriile obligații privind organizarea contabilității.

„Dacă firma nu mai are bunuri, nu mai este nimic de verificat.”

Greșit. Pot exista creanțe de recuperat, obligații fiscale, operațiuni anterioare sau alte aspecte patrimoniale relevante.

17. Când ar trebui solicitat ajutorul unui practician în insolvență?

Atunci când contabilitatea incompletă este însoțită de dificultăți financiare, datorii restante sau imposibilitatea stabilirii situației creditorilor, poate fi necesară o analiză juridică specializată.

Practicianul în insolvență poate analiza, în limitele atribuțiilor profesionale, situația societății și condițiile pentru aplicarea mecanismelor prevăzute de Legea nr. 85/2014.

Această analiză trebuie corelată cu verificarea și regularizarea evidențelor contabile de către persoanele competente.

Nu orice societate cu contabilitate restantă este insolventă.

Dar nici nu trebuie presupus că o societate fără activitate și cu evidențe incomplete poate fi radiată fără verificări.

18. Concluzie: contabilitatea neactualizată nu face imposibilă închiderea firmei, dar trebuie clarificată

O societate care nu are contabilitatea ținută la zi poate ajunge la închidere și radiere, însă procedura trebuie aleasă în funcție de situația juridică și financiară reală.

Înainte de inițierea demersurilor trebuie identificate documentele lipsă, obligațiile fiscale, patrimoniul și datoriile societății.

Dacă pasivul poate fi stins sau regularizat în condițiile legii, poate fi analizată dizolvarea și lichidarea voluntară.

Dacă societatea nu mai poate achita obligațiile exigibile, trebuie analizată existența stării de insolvență și aplicabilitatea Legii nr. 85/2014.

Cea mai importantă recomandare este să nu confunzi lipsa evidențelor contabile cu lipsa datoriilor sau a patrimoniului.

Cu cât situația este clarificată mai devreme, cu atât pot fi identificate mai ușor obligațiile restante, documentele necesare și procedura potrivită.

Întrebări frecvente

Pot închide un SRL dacă nu am depus bilanțurile de doi sau trei ani?

Situația trebuie analizată individual. Nedepunerea bilanțurilor nu înseamnă că societatea nu mai poate fi închisă, dar obligațiile restante și situația contabilă trebuie clarificate potrivit legii.

Pot radia firma dacă nu mai am contabil?

Lipsa unui contract activ cu un contabil nu determină automat imposibilitatea radierii. Totuși, obligațiile contabile și documentele necesare procedurii trebuie gestionate legal.

Pot închide firma dacă am datorii la ANAF și contabilitatea incompletă?

Trebuie analizate atât obligațiile fiscale, cât și situația financiară reală. În funcție de capacitatea de plată și de celelalte condiții legale, poate fi necesară analizarea procedurii insolvenței.

Dacă firma nu a avut activitate, mai trebuie să depun bilanț?

Obligațiile de raportare depind de situația juridică și fiscală a societății. Lipsa activității nu elimină automat obligațiile declarative.

Pot solicita insolvența dacă nu am toate documentele contabile?

Lipsa documentelor nu exclude automat analiza insolvenței, dar art. 67 din Legea nr. 85/2014 stabilește documentele necesare cererii debitorului și consecințe procedurale pentru neîndeplinirea cerințelor legale.

Administratorul răspunde personal dacă nu există contabilitate?

Nu automat pentru toate datoriile societății. Pot exista sancțiuni sau situații de răspundere, însă acestea trebuie analizate în funcție de faptele concrete și de condițiile legale aplicabile.

Ce fac dacă fostul contabil refuză să predea documentele?

Solicită predarea în scris, verifică obligațiile contractuale și analizează posibilitatea recuperării sau reconstituirii documentelor prin mijloacele legale.

Pot declara firma fără activitate dacă nu mai am facturile?

Nu doar pe baza lipsei documentelor. Trebuie verificată activitatea economică efectiv desfășurată.

Este mai simplu să las firma să fie radiată din oficiu?

Nu trebuie considerată o alternativă sigură la îndeplinirea obligațiilor legale. Consecințele depind de situația societății și de temeiul procedurii.

Cine mă poate ajuta să închid firma dacă am contabilitatea restantă?

În funcție de situație, poate fi necesară colaborarea dintre un specialist contabil, un avocat și un practician în insolvență, pentru clarificarea evidențelor și alegerea procedurii juridice adecvate.

Surse legislative

• Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare.

• Legea societăților nr. 31/1990, cu modificările și completările ulterioare.

• Legea nr. 85/2014 privind procedurile de prevenire a insolvenței și de insolvență.

• Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.